Nota fiscal: quando o MEI e a pequena empresa são obrigados a emitir

Os tipos de nota, e qual é a sua

• NF-e (modelo 55) — nota fiscal eletrônica de mercadoria. Usada na venda para outra empresa, na transferência entre estabelecimentos e na devolução. Emitida por sistema emissor com certificado digital, autorizada pela Sefaz do estado.
• NFC-e (modelo 65) — nota fiscal de consumidor eletrônica. É o cupom do varejo: venda de mercadoria direto para pessoa física, no balcão ou online. Também estadual.
• NFS-e — nota fiscal de serviço eletrônica. Municipal, emitida no sistema da prefeitura (ou no padrão nacional, para os municípios que aderiram). É a que recolhe ISS. Algumas prefeituras ainda aceitam o RPS (recibo provisório) que precisa ser convertido em nota em poucos dias.
• CT-e — conhecimento de transporte eletrônico. Só para quem presta serviço de transporte de carga. Não é nota de venda.
• Nota avulsa — emitida pela Sefaz ou pela prefeitura para quem não tem emissor próprio, em operações eventuais. Serve como quebra-galho, não como rotina.

Quem vende produto e presta serviço acaba precisando de dois sistemas: a NF-e/NFC-e para o produto e a NFS-e para o serviço. Isso é normal.

O que acontece com quem vende sem nota

O tempo em que "vender sem nota" era invisível acabou por três caminhos:

1. Marketplace e maquininha reportam à Receita o volume que passou por eles, com CNPJ ou CPF do vendedor. A Receita cruza esse volume com o faturamento declarado.
2. Pix em conta PJ deixa o rastro do recebimento.
3. O cliente pessoa jurídica registra a compra na contabilidade dele. Se você não emitiu, a nota que ele deveria ter não existe — e o problema aparece dos dois lados.

A consequência para o MEI é o desenquadramento retroativo quando o volume real supera o teto. Para a ME, é autuação por omissão de receita, com o imposto devido mais multa que parte de 75%.

Como começar a emitir

• MEI para outra empresa: o emissor nacional gratuito de NFS-e (para serviço) ou o sistema emissor da Sefaz do seu estado (para mercadoria). Precisa de cadastro; alguns estados exigem inscrição estadual para NF-e.
• ME: certificado digital A1 (o arquivo instalado no computador é o mais barato) e um sistema emissor — há opções gratuitas e pagas. O contador configura a tributação de cada produto (NCM, CFOP, CSOSN) e sem isso a nota sai errada mesmo que seja emitida.

A pergunta certa, portanto, nunca foi "preciso emitir nota?". É "para quem estou vendendo, e que tipo de nota essa venda pede?". Quem responde isso uma vez por produto não precisa pensar nisso de novo a cada venda.