Controle financeiro da empresa: o mínimo que separa crescer de quebrar

Não é preciso software caro, nem departamento financeiro. É preciso saber, todo dia, quanto entrou, quanto saiu e quanto vence amanhã. Quatro rotinas fazem isso — e elas são as mesmas para o dono que trabalha sozinho e para a empresa com equipe. O que muda é quem executa e com que ferramenta.

As quatro rotinas

1. Fluxo de caixa

Toda entrada e toda saída, com data. Não o que foi vendido — o que entrou na conta. Não o que foi comprado — o que saiu. E, para a frente, o que vai entrar e sair nas próximas oito semanas, por data.

É a única das quatro que precisa ser diária. Cinco minutos no fim do dia, ou no começo do seguinte. O produto não é a planilha: é o saldo projetado, que mostra em que dia o dinheiro vai faltar com antecedência suficiente para fazer algo.

2. Contas a pagar

Tudo que a empresa deve, com vencimento e valor: fornecedor, aluguel, folha, imposto, parcela de empréstimo. Ordenado por data. Alimenta o fluxo de caixa do lado das saídas e evita o juro pago por esquecimento — que é o juro mais burro que existe.

O imposto entra aqui no dia em que a venda acontece, não no dia 19 do mês seguinte. O DAS do Simples é uma porcentagem do faturamento do mês; se a empresa separa essa porcentagem a cada venda, o dia 20 nunca é surpresa.

3. Orçamento

O fluxo de caixa olha o dia. O orçamento olha o mês e o ano: receita prevista, despesa prevista por categoria, resultado esperado. Feito uma vez, revisado todo mês, comparado com o realizado. A comparação é o que ensina: onde a previsão errou, por quanto, por quê.

Empresa pequena costuma pular esta rotina por achá-la coisa de empresa grande. É o contrário: quanto menor a margem de erro que a empresa aguenta, mais o orçamento importa.

4. Estoque

Para quem vende produto, o estoque é a maior parte do dinheiro da empresa que não está na conta. Entrada, saída e saldo por item; o que vende rápido, o que está parado, o que precisa ser comprado. Sem isso, a compra é feita pelo que a prateleira parece estar precisando — e a prateleira mente.

Duas regras que sustentam as quatro rotinas

Conta separada. A empresa tem a conta dela, você tem a sua. Sem exceção. Pagamento de fornecedor sai da conta da empresa; supermercado sai da sua. Se o dinheiro precisa atravessar, atravessa por transferência registrada — pró-labore, distribuição de lucro, aporte — nunca por cartão emprestado.

Pró-labore fixo. Você recebe um salário da empresa, no mesmo dia, no mesmo valor, todo mês. É uma despesa fixa como o aluguel. O que sobra no fim do período, depois de tudo pago e do imposto separado, é lucro — e lucro se retira depois de apurado, não antes.

Sem essas duas regras, as quatro rotinas produzem número errado. O contador recebe um extrato onde a conta da empresa pagou a escola das crianças e a conta pessoal pagou o tecido, e a demonstração que ele entrega não descreve nenhuma das duas.